Dossier d'admission en EHPAD : le formulaire unique, les pièces à réunir, les étapes de la demande à l'entrée

1. Un formulaire unique pour toute la France

Quel que soit l'établissement visé, public ou privé, la demande d'admission en EHPAD passe par un formulaire national unique : le cerfa n° 14732*03, « formulaire unique de demande d'admission temporaire ou permanente en EHPAD » (source : pour-les-personnes-agees.gouv.fr, comment faire une demande d'admission en EHPAD). Il se remplit une fois et se transmet à autant d'établissements que l'on souhaite. Cette fiche en décrit les deux volets, les pièces à joindre, puis les étapes qui suivent le dépôt jusqu'au jour de l'entrée.

2. Le volet administratif

Il est rempli par la personne, sa famille ou son représentant légal. Il recueille :

• l'état civil, la situation familiale, les coordonnées de la personne et des proches à contacter ;
• l'existence d'une mesure de protection juridique et les coordonnées du mandataire ;
• la nature de la demande : hébergement permanent ou temporaire, date d'entrée souhaitée, établissements demandés ;
• les ressources et le patrimoine, de manière déclarative, pour orienter vers les aides possibles, en particulier l'aide sociale à l'hébergement ;
• la motivation de la demande et le contexte : perte d'autonomie, retour d'hospitalisation, épuisement de l'aidant.

Bon à noter : ce volet peut être rempli en ligne dans la quasi-totalité des départements sur ViaTrajectoire, où il est ensuite envoyé en un clic à plusieurs établissements et suivi en temps réel (source : pour-les-personnes-agees.gouv.fr, faire sa demande d'admission en ligne grâce à ViaTrajectoire).

3. Le volet médical

Il est rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin, y compris un médecin hospitalier si la personne est hospitalisée. Il décrit les pathologies, les traitements, le niveau d'autonomie, les troubles cognitifs ou du comportement éventuels, et les soins requis. Il est transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de chaque établissement, qui donne son avis sur la capacité de l'EHPAD à accueillir la personne ; le directeur décide ensuite (même source). Sur ViaTrajectoire, le médecin remplit ce volet directement en ligne.

À savoir : c'est ce volet qui fixe l'orientation vers une unité classique ou une unité protégée pour personnes désorientées. Un volet médical incomplet ou ancien, de plus de trois mois, fait repartir le dossier. Prendre rendez-vous pour le faire remplir est la première démarche à engager.

4. Les pièces à joindre

Les établissements peuvent demander d'autres pièces, mais ne peuvent pas exiger de documents sans rapport avec l'admission ni de « frais de dossier », qui sont inclus dans le tarif hébergement.

5. Après le dépôt : l'instruction

1. Enregistrement : l'établissement accuse réception, inscrit la demande sur sa liste d'attente s'il en tient une, et vérifie la complétude du dossier.
2. Avis médical : le médecin coordonnateur examine le volet médical et, souvent, appelle le médecin traitant ou l'hôpital pour préciser certains points.
3. Visite de préadmission : l'établissement reçoit la personne et sa famille, ou se déplace à l'hôpital, pour faire connaissance, expliquer le fonctionnement, présenter les tarifs et les aides ; c'est aussi le moment où la famille pose ses propres questions, dont les 30 questions à poser en visitant un EHPAD donnent la liste.
4. Décision du directeur, après avis du médecin coordonnateur : acceptation avec une date d'entrée proposée, inscription en attente d'une chambre adaptée, ou refus motivé (état de santé incompatible, absence de place en unité protégée).
5. Réponse de la famille : sur ViaTrajectoire, l'acceptation ou le refus d'une proposition se fait en ligne ; hors plateforme, par écrit ou par téléphone, dans le délai indiqué, souvent 48 heures, car une chambre libre ne reste pas vacante.

Les délais et les moyens de les raccourcir sont traités dans trouver une place en EHPAD rapidement.

6. Entre l'acceptation et l'entrée

• Le contrat de séjour : remis au plus tard quinze jours après l'admission et signé dans le mois, il fixe les prestations, les tarifs et les conditions de sortie (source : pour-les-personnes-agees.gouv.fr, le contrat de séjour en EHPAD) ; ses clauses sont passées en revue dans contrat de séjour en EHPAD : contenu, clauses, résiliation.
• Le dépôt de garantie et le mandat de prélèvement, avec la première facture souvent calculée au prorata du mois.
• La personne de confiance : l'établissement doit proposer au résident d'en désigner une, et l'informer sur les directives anticipées.
• Le trousseau : liste fournie par l'établissement, vêtements marqués, produits d'hygiène, objets personnels ; un état des lieux de la chambre est réalisé à l'arrivée.
• Les aides : demande d'aide au logement à la CAF, demande d'APA en établissement si l'EHPAD n'est pas en dotation globale, dossier d'aide sociale au CCAS dans les deux mois pour un effet à la date d'entrée.
• Les démarches annexes : changement d'adresse ou non selon le choix de domicile, transfert du dossier médical, résiliation ou suspension des contrats du domicile.

7. Les erreurs qui retardent un dossier

À savoir : un dossier complet peut être déposé sans date d'entrée précise, « en prévision ». Il sera classé en attente, mais il existe, et le jour où la situation bascule, il suffit de le réactiver au lieu de tout constituer dans l'urgence. C'est l'usage le plus intelligent du formulaire unique.

8. Le cas de l'hébergement temporaire

Le même cerfa sert pour une demande d'hébergement temporaire, en cochant la case correspondante et en indiquant la durée souhaitée. L'instruction est plus rapide, le contrat de séjour est remplacé par un document individuel de prise en charge pour les séjours courts, et les aides sont celles du domicile (APA à domicile majorée pour le répit de l'aidant). Un séjour temporaire réussi se transforme fréquemment en admission permanente, avec un dossier déjà constitué : c'est une manière de tester un établissement sans engagement, que les fiches de mazette.fr permettent de repérer parmi ceux qui proposent des places temporaires.